Stadin ammatti- ja aikuisopisto eli Stadin AO on toiminut tiimiorganisaationa vuodesta 2018 saakka. Tiimimallin keskiössä ovat oppimisyhteisöjen tiimit, jotka huolehtivat vastuullaan olevien opiskelijoiden opetuksesta ja ohjauksesta sekä työelämäyhteistyöstä. Tiimityön haltuun ottaminen voi olla vaativaa ja sen toimivuutta täytyy pysähtyä välillä tarkastelemaan ja päivittämään.
Organisaatiomme on suuri, tiimit ja jopa niiden toimintaympäristöt saattavat olla hyvin erilaisia. Tiimeiltä vaaditaan itseohjautuvuutta, toisaalta tiimeille jää vapautta oman toimintansa suunnitteluun. Maailma muuttuu, tiimit oppivat ja myös henkilöstö vaihtuu. Tiimityön tukemiseksi tarvitaan selkeät raamit ja toimintamallit myös perehdytyksen näkökulmasta.
Toimintakäsikirja vahvistaa toimintakulttuuria
Yhteiset toimintamallit luovat laatua, ja tätä on kehitetty Stadin AO:ssa toimintakäsikirjan avulla. Sen tavoitteena on kuvata toimintajärjestelmä, ydinprosessit ja strategiset painopisteet sekä edistää opiskelija- ja työelämälähtöistä palvelua. Toimintakäsikirja vahvistaa yhteistä toimintakulttuuria ja tukee toiminnan kehittämistä ja laadun varmistusta. Sen lisäksi se toimii tiimin ja esihenkilöiden työn tukena, toimintatapojen, vastuiden ja roolien selkeyttäjänä ja perehdytyksen tukena.
Vertaansa vailla -hanke mahdollisti henkilöstön osallistamisen toimintakäsikirjan kehittämiseen sekä sen jalkautuksen osaksi henkilöstön arkea. Tähän kuuluivat mm. henkilöstön yhteiset koulutuspäivät oppilaitoksen johdon työpaja käyttöönoton suunnitteluun kampuksittain, henkilöstökokoukset sekä toimintakäsikirjateemaiset koko henkilöstön yhteiset virtuaaliset iltapäiväkahvit.
Tiimimalli 2.0
Alkuvuodesta 2022 järjestettiin Stadin AO:ssa kaikille uusille ja vanhoille koordinoiville tiimimestareille perehdytystilaisuus onnistuneesta tiimityöstä. Se jatkui yhteisellä työskentelyllä, josta tuotoksena nousi esiin kehittämistarpeet työhyvinvoinnin lisäämisestä, tiimityön kehittämisestä ja yhteisten pelisääntöjen luomisesta. Myös dialogia toivottiin lisää.
Perehdytystilaisuuden nostoista koottiin ainekset tiimimallin päivittämiseen sekä tiimityön tukemisen kehittämiseen. Työryhmätyöskentelyn myötä tiimimalli päivitettiin kuvaamaan entistä vahvemmin oppimisyhteisötiimien keskeistä roolia ohjaten tiimejä myös huomioimaan toiminnan systemaattisen suunnittelun, toteuttamisen, arvioimisen ja kehittämisen eli laadun parantamisen arjen työssä. Tiimimalli löytyy toimintakäsikirjasta, joka itsessään myös avaa eri toimijoiden roolia ja toimii siten ymmärryksen vahvistajana.
Tiimien itseohjautuvuudesta voidaan puhua yhteisöohjautuvuutena, jossa toimitaan yhteisten arvojen ja tavoitteiden mukaisesti. Tämän onnistuminen edellyttää keskustelua, luottamusta ja selkeitä rakenteita. Tiimimallin päivittämisen lisäksi havaittiin tarve hyvin konkreettisille välineille tiimien toiminnan suunnittelun tueksi ja dialogin pohjaksi. Tähän tarpeeseen kehitettiin tiimien vuosikello sekä toimintasuunnitelmapohja. Nämä kaikki linkitettiin osaksi toimintakäsikirjaa tukemaan tiimeissä käytävää keskustelua sekä raamittamaan työn suunnittelua.
Stadin AO:n henkilöstö saa uudistuneen tiimimallin käyttöönsä joulukuun alussa. Osa tiimeistä on toiminnan systemaattisessa suunnittelussa ja seurannassa pitkällä, ja niiden kokemuksesta voimme ammentaa kehittämistyössä. Toisaalta nämä työvälineet helpottavat jokaisen tiimin toiminnan suunnittelua ja yhtenäistävät toimintatapoja tarjotessaan yksinkertaisen ja konkreettisen mallin jokaiseen tarpeeseen sovellettavaksi. Odotamme palautetta, kehittämisideoita ja käyttökokemuksia, joiden pohjalta kehittämistyö jatkuu.
Liisa Frey, kehittämisasiantuntija, opettaja, Vertaansa vailla hanke