Sparraustilaisuudet Optiman, YA:n ja Prakticumin johtajille
Kaikille johtavassa asemassa oleville on varmasti tullut vastaan tilanteita, jolloin he olisivat toivoneet saavansa keskustella muiden samassa asemassa olevien tai vastaavia työtehtäviä tekevien kanssa siitä, kuinka he ovat ratkaisseet tietyn ongelman tai hoitaneet tietyn asian. Kukaan ei halua aina joutua itse etsimään ratkaisua ongelmiin. On myös melko todennäköistä, että joku muu on jo keksinyt ratkaisun.
Kolme ruotsinkielistä, Osaamista positiiviseen uudistumiseen -hankkeeseen (OSUU 3.1) osallistuvaa koulutuksenjärjestäjää on järjestänyt sparraustoimintaa johtajille vuoden 2021 lopusta lähtien.
Kun tapasimme vuoden 2021 huhtikuussa ensimmäistä kertaa Yrkesakademinin Ann-Maj Björkell-Holmin ja Optiman Patrik Lindgrenin, teimme ensimmäiset luonnokset seuraavana syksynä aloitettavan johtajien sparraustoiminnan toteuttamisesta.
Kesäkuun alussa tiedustelimme ensimmäistä kertaa Prakticumin 20 johtajan kiinnostusta sparraukseen. Lähes kaikki suhtautuivat hyvin myönteisesti ajatukseen kollegoiden tapaamisesta ja mahdollisuuteen keskustella ajankohtaisista työasioista heidän kanssaan.
Jatkoimme suunnittelua syksyn kuluessa, ja lokakuun ensimmäisellä viikolla lähetimme kutsut lyhyeen aloituskokoukseen sekä kaikille yhteisesti että kullekin ryhmälle erikseen. Aloituskokous sai nimen YRK-ledaraktuellt (ajankohtaista johtajille).
Toiminnan nimenomainen tarkoitus on antaa johtotehtävissä oleville tukea jatkuvaan muutostyöhön ja parhaimmassa tapauksessa tarjota heille mahdollisuus muodostaa verkosto, josta heille olisi hyötyä pitkälle tulevaisuuteen.
Ensimmäinen tapaaminen järjestettiin 2.11. Suurin osa kolmen mainitun ammattiopiston johtajista osallistui kokoukseen, jossa heille esiteltiin toiminnan idea ja tavoite. Kokouksen jälkeen osallistujat jatkoivat keskustelua omissa ryhmissään.
Johtajat jaettiin ryhmiin heidän koulutusalojensa mukaan seuraavasti: sosiaali- ja terveydenhuolto, tekniikka sekä ravintola- ja catering-ala. Myös kaikille yhteisille asioille muodostettiin oma ryhmänsä.
Hallintojohtajat jaettiin ryhmiin toimialojen mukaan seuraavasti: talous, tietotekniikka, opintojen hallinnointi/opintotoimisto, henkilöstöhallinto, tukipalvelut, työelämäyhteistyö, laatu ja kehitys, kansainvälinen toiminta sekä markkinointi ja viestintä.
Pari viikkoa ensimmäisen kokouksen jälkeen lähetimme osallistujille verkkokyselyn, jossa pyysimme heitä kertomaan mielipiteitään ja näkökantojaan toiminnasta. Kyselyyn vastanneista 22 henkilöstä suurin osa piti hanketta hyvänä, ja useat vastaajista kertoivat sopineensa uusista tapaamisista.
Esimerkkejä kommenteista:
”Oli todella antoisaa ja mielenkiintoista saada tavata kollegoita samalta toimialalta.”
”Tämä on todella hyvä aloite, ja oma ryhmämme järjestää tapaamisen joka toinen kuukausi vuoden 2022 kesään saakka.”
”Hyvä ajatus, mutta työjärjestys puuttuu. Puhuimme sekä hankalista että helpommista asioista. Oli mukavaa saada keskustella kollegoiden kanssa. Itse en kuitenkaan valitettavasti saanut kokouksesta mitään irti.”
”Olemme tietenkin kaikki hieman erilaisissa työtehtävissä ja siksi vastuualueitamme ei voinut suoraan verrata toisiinsa, mutta vastuualueemme ovat kuitenkin tarpeeksi lähellä toisiaan, jotta tapaamisistamme on hyötyä. Ensisijaisesti järjestämme tapaamiset digitaalisesti.”
Vuoden 2022 maaliskuussa tehdyn nopean sisäisen kyselyn mukaan noin 10 Prakticumin johtajista on jatkanut tapaamisia Optiman ja YA:n kollegoidensa kanssa. Pidän oikein hyvänä tuloksena, että lähes puolet johtajistamme on jatkanut tapaamisia.
Omasta puolestani voin sanoa, että tapaamiseni YA:n ja Optiman HR-kollegoideni kanssa ovat olleet hyvin antoisia, ja on ollut mielenkiintoista tutustua uusiin ihmisiin ja muihin organisaatioihin. Meillä on enemmän yhteistä kuin olisi voinut kuvitella, vaikka organisaatiomme ovat eri kokoisia ja maantieteellisesti kaukana toisistaan. Myös ongelmat ovat pitkälti samanlaisia. HR-toiminnassa riittää ajankohtaisia keskustelunaiheita, niin suuria kuin pienempiäkin asioita. Ryhmässämme on tällä hetkellä kolme jäsentä. Olemme jo varanneet ajan viidennelle tapaamisellemme, ja näyttää siltä, että jatkamme tapaamisia myös tulevaisuudessa.
Helen Grönqvist-Lönnroos
HR-johtaja, Prakticum