Close

Oikeus uudistua -verkosto laati tiimien vertaisarvioinnin mallin ja arviointikriteerit

Hankeverkostossa yhtenä tavoitteena on jakaa erilaisia tiimioppimisen, -työskentelyn ja tiimioppivan organisaation tai puhtaan tiimiorganisaation toteutusmalleja ja käytänteitä. Kehitämme hankkeessa myös tiimimäisesti toimivan organisaation ja tiimitoiminnan valmentavaa johtamisosaamista. 

Verkostossa on jo tiimiorganisaatiomallia toteuttavia toimijoita, toimijoita, joilla on suunnitelma ja selkeä aikomus tällaiseen siirtymästä sekä tästä oppimaan kiinnostuneita, joten eri kehitysvaiheessa olevilla toimijoilla on paljon jaettavaa. Tavoitteena ei ole vain tiimiorganisaatiomallin luominen tai tiimiorganisaatioksi muuntuminen vaan selkiytynyt käsitys tiimiorganisaation ja tiimioppivan organisaation toimintaperiaatteista ja erilaisista tavoista toteuttaa tiimimäisesti toimivaa organisaatiota. Tiimiorganisaatiomallia ei verkoston yhteisessä keskustelussa käsitetä vain organisointikysymyksenä vaan pedagogisena toimintamallina – koko organisaatio on tiimioppiva.

Vertaisarvioinnin kriteeristön rakentaminen

Tarve jakaa ja oppia toisilta nosti tarpeen tehdä tiimien vertaisarviointia verkostossa. Valmista kriteeristöä Opetushallituksen Vertaisarvioinnin arviointialueet ja -kriteerit ammatilliseen koulutukseen -oppaassa (oph.fi) ei ollut, joten laadimme sellaisen. Rakensimme tiimien vertaisarviointiin kevennetty vertaisoppimistyylinen arvioinnin mallin ja arviointikriteeristön. Arviointikriteerit ja indikaattorit teimme Opetushallituksen arviointialueiden kriteeristöjen mallia mukaillen.

Arviointialue: TIIMIT
Indikaattorit Esimerkkejä arviointikriteereistä 
Tiimien tavoitteet ja linjaukset Yhteinen näkemys: tiimillä / tiimeillä on yhteinen näkemys toiminnan ja olemassaolon tarkoituksesta ja tavoitteista. 
Tiimien tarkoitus: Onko koulutuksen järjestäjä tunnistanut tiimit ja ovatko ne kaikkien tiedossa, onko tiimien tehtävät, vastuut ja päätösvalta tiedossa, johdetaanko tiimejä – ovatko itseohjautuvia, onko nimetty kuka päävastuussa? 
Linjaukset henkilöstön tiedossa: Koulutuksen järjestäjä varmistaa, että henkilöstö on tietoinen tiimejä koskevista tavoitteista ja linjauksista. 
Linjaukset kumppaneiden ja sidosryhmien tiedossa: Koulutuksen järjestäjä varmistaa, että kumppaneilla ja muilla keskeisillä sidosryhmillä on tarvittava tieto tiimejä koskevista linjauksista. 
Läpinäkyvyys: Tiimien toiminta on määritelty selkeästi ja on koko henkilöstön tiedossa.  
Työn organisointi ja vastuut Päätöksenteko: tiimien päätösvalta on määritelty, tiimitoiminnan päätöksenteon tasot ja -valtuudet sekä vaikuttamismahdollisuudet on määritelty selkeästi. Päätösvaltaa tiimeille delegoidaan tarkoituksenmukaisesti.
Vastuut: Koulutuksen järjestäjä määrittelee vastuut ja valtuuttaa tiimejä toimintaan. Tiimien osaamista hyödynnetään toiminnassa, esimerkiksi menettelytapoja ja ohjeita ym. kehitettäessä ja päivitettäessä.  Työn organisointi: Tiimien toiminta on organisoitu tarkoituksenmukaisesti ja oikeudenmukaisesti. Organisoinnin periaatteet ja menettelytavat ovat asianosaisten tiedossa. 
Suunnittelu Ennakointi ja tiedon kulku ja suunnittelun systemaattisuus
Suunnittelun malli, tavoiteasetanta: Vuosisuunnittelu vs. kuukausisuunnittelu? Onko suunnittelu proaktiivista?   
Seuranta ja arviointi Tiimien toiminnasta ja toiminnan edellytyksistä sekä tuloksista kerätään palautetta ja hankitaan muuta seuranta-, arviointi- ja tulostietoa kattavasti eri ryhmiltä, ja seurantaan ja arviointiin on tarkoituksenmukaiset menettelytavat. 
Palaute ja parantaminen Tiimijärjestelmää ja tiimien organisointia kehitetään tai muutetaan tarvittaessa henkilöstöpalautteen, seuranta-, arviointi- ja tulostiedon ja/tai toimintaympäristön muutosten pohjalta.  Koulutuksen järjestäjällä on menettelytapoja tiimien valmentavaan johtamiseen ja toimintaedellytysten sekä uudistumiskyvyn varmistamiseksi.  
Taulukko 1. Arviointikriteerit

Mallin tavoitteena tukea vertaisoppimista verkostossa

Mallin vertaisarviointien toteutukselle teimme kevyempänä, vertaisoppimistyylisenä arvioinnin mallina. Arvioinnit toteutetaan puolen päivän TEAMS arviointeina. Sidosryhminä tiimille voi olla esim. rinnakkaistiimi tai muut sisäiset kumppanit (esim. opot, kuraattorit ko. alan tiimille, yto) tai työelämäyhteistyökumppani. Sidosryhmien haastatteluilla selvitetään, miten tiimi toimii ”ulospäin”. Johdon edustajina on tiimin esimies sekä muuta organisaation johtoa.

8.45–9.15   Johdon ja sidosryhmien haastattelut: 
x
x
x
x
Vertaisarvioijat: x (päähaastattelija), x, x, x, ja x   
9.30 – 10.00 Tiimin haastattelu:
x
x
x
x
Vertaisarvioijat: x (päähaastattelija), x, x, x, ja x   
10.15 – 10.45 Tietolähteisiin perehtyminen (nimetty organisaation edustaja esittelee)
Vertaisarvioijat: x, x, x, x ja x 
11.30 – 12.00Suullinen palaute (kutsutaan kaikki haastatellut) 
Taulukko 2. Arvioinnin aikataulutus esimerkki

Kohdeorganisaation tiimi laatii etukäteen arvioijille tiimin toiminnan kuvauksen ja itsearvioinnin perustuen kriteeristöön. Arvioijatiimi koostuu verkoston eri organisaatioista (4-5 arvioijaa). Teimme myös arviointiprosessiin lomakkeiston;1) Tiimin itsearviointi ja toiminnan kuvaus, 2) Arvioitsijaryhmän suunnittelupohja, 3) Loppuraporttipohja sekä 4) vaitiolovakuutus.

Toteutimme myös verkostossa neljä vertaisarvioijakoulutusta, joissa verkoston arviointeihin arvioijina osallistuvat saivat perehdytyksen vertaisarvioijana toimimiseen sekä tähän malliin.

Arvioinnin osalliset tekevät vaitiolovakuuden, mutta verkoston tavoite vertaisoppimisesta on myös verkostossa sovittu: arvioitsijatiimi arvioinnin kohteen luvalla nostaa havaitsemiaan hyviä käytänteitä, tiimien toimintamalleja, organisoitumisen tapoja jne. Näitä jaetaan verkostossa.

Mitä opittiin ensimmäisestä vertaisarvioinnista

Ensimmäisen vertaisarvioinnin jälkeen reflektoimme teemaryhmällä palautetta mallista ja toteutuksesta ja pohdimme, tulisiko tehdä jotain korjausliikkeitä. Mukana keskustelussa arvioijana ollut ja lisäksi haastatelluilta kerättiin palautteet lomakkeella (erillisllä lomakkeilla arvioijat, kohdeorganisaation johto/laadunhallinnan edustajat, muut haastatteluun osallistuvat – muu henkilöstö, sidosryhmät).

Totesimme, että kevennetyn mallin aikataulu on todella intensiivinen, haastatteluajat ovat lyhyitä. Se vaatii sen, että molemmat osapuolet (arvioijat ja kohdeorganisaation osalliset) valmistautuvat hyvin, sisäistävät arviointikriteerit ja ennakkomateriaali tiimiltä on riittävä. Ei riitä, että päivässä esitellään tietolähteitä, vaan tiimin toiminnan kuvauksen ja itsearvioinnin lisäksi esim. prosessikuvauksia arvioijille olisi hyvä toimittaa ennakkoon. Arvioijilla tulee olla hyvä ennakkokäsitys prosessista, jotta voi mennä syventäviin kysymyksiin, eikä tarvitse käyttää aikaa siihen, ”Miten tämä teillä toimii?”. Ilman hyvää taustatyötä ennen arviointia arviointi tuottaa pinnallisen raapaisun, joka voi tuottaa sattumanvaraisen tulkinnan todellisuudesta.

Mallinsimme kuitenkin tarkoituksella tyypillisen yhden päivän (jopa kahden) mittaisen vertaisarvioinnin sijaan kevennetyn, ajallisesti lyhyemmän ja etänä toteutettavan mallin hankkeeseen, jotta mahdollisimman monilla löytyy aikaa osallistua. Tosin taustatyötä ja valmistautumista/koordinointia tämä toteutus vaatii yhtä paljon. 

Palautelomakkeilla arviot päivän hyödystä olivat kuitenkin hyvin positiivisia. Päivää pidettiin tehokkaana ja mukavana. Arviointitilaisuudella ja saadulla palautteella koettiin olevan positiivinen vaikutus tiimin toiminnan kehittämiselle, kohdeorganisaation laatukulttuurin kehittymiselle ja myös arvioijien laatuosaamisen kehittymiselle. 

Totesimme myös, että hankkeessa voimme kokeilla kevennettyyn malliin hyvin sopivaa konseptia, jossa kohdeorganisaatio asettaa jo valmiiksi havaitun kehittämisasian, josta haluaa kuulla kehittämisehdotuksia. Tiimin itsearviointiin kirjaamat kehittämiskohteet jo luonnollisesti indikoivat suuntaa arvioinnille, mutta arvioinnin kohde voi myös toivoa arviointitiimiltä kehittämisehdotuksia ja tästä voidaan ennakkoon sopia. Tämä eroaa tyypillisestä arviointiraportista, jossa todetaan kohtalaisen neutraalisti, toteutuuko joku kriteeri vai ei.

Vertaisarviointi ja johdon koulutus laadunhallinnan välineinä

Vertaisarvioinnit tukevat ammatillisen koulutuksen laadunhallintaa. Tämän tukena toteutamme lisäksi verkoston johdolle Tiimimäisesti toimivan organisaation johtaminen -koulutuskokonaisuuden teemoilla itseohjautuvuuden johtaminen, yhteisö- ja tiimiohjautuvuuden johtaminen, vuorovaikutuskulttuurin johtaminen sekä psykologisen turvallisuuden johtaminen. Tämä kokonaisuus on vielä kesken ja siihen liittyen verkostolle tuotetaan jokaiseen aiheeseen liittyviä itsefasilitointimateriaaleja, joiden avulla jokainen organisaatio pystyy toteuttamaan itsenäisesti toiminnan arvioinnin ja kehittämisen työpajat, tarkastelemaan omia käytäntöjään ja muodostamaan yhteistä ymmärrystä.

Saija Hieta
Henkilöstön kehittäjä, Koulutuskuntayhtymä Tavastia
Projektipäällikkö, Oikeus Uudistua -hanke

© 2024 Tulevaisuuden johtaminen