Close

TAHTO – säännölliset työyhteisön keskustelut osana toiminnanohjausta

Koulutuskeskus Salpauksen TAHTO-keskustelumalli on ryhmäkehityskeskustelun edelleen kehitetty malli, jossa vahvistetaan työyhteisöjen ja tiimien roolia osana toiminnanohjausta. Keskustelumallin tavoitteena on pystyä vastaamaan paremmin toiminnan nopeisiin muutoksiin, ennakoimaan paremmin tulevaa ja johtamaan toimintaa tietoon perustuen. Keskustelumalli toimii esihenkilölle johtamisen työkaluna, jolla voi vahvistaa henkilöstön osallisuutta ja toimijuutta toiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen sekä lisäämään työyhteisöjen yhdessä tekemistä ja yhteisöohjautuvuutta. TAHTO sanaa viittaa keskusteluiden sisältöihin, tavoitteisiin, hyvinvointiin, toimintaan ja sen kehittämiseen sekä osaamiseen.

Toimintaympäristön nopeat muutokset edellyttävät uudenlaista toiminnan suunnittelua

Ammatillisen koulutuksen toimintaympäristö on jatkuvassa muutoksessa ja koulutuksen järjestäjillä on entistä vahvempi tarve ennakoida ja suunnitella toimintaa uudella tavalla. Toimintaa on pystyttävä ohjaamaan rullaavasti eli eri lähteistä saatavaa tietoa on seurattava ja analysoitava jatkuvasti, on osattava tunnistaa kehittämis- ja muutostarpeita sekä pystyttävä reagoimaan niihin nopeasti.

Salpauksen vuoden 2021 alkaneella strategiakaudella keskeisenä teemana on sujuva arki ja sen kautta perustehtävän mahdollistaminen; tuottaa uudistavaa osaamista työhön ja yrittäjyyteen. Sujuvaa arkea mahdollistamaan haluttiin luoda malli, jossa esihenkilöillä on työkalu, jossa työyhteisöt itse aktiivisesti arvioivat, suunnittelevat ja kehittävät toimintaansa olemassa olevan palaute- ja suoritustietojen analysoinnin avulla. Sujuva arki edellyttää aitoa yhdessä tekemisen kulttuuria, jossa hyvien vuorovaikutustaitojen lisäksi on paikka säännölliseen dialogiin yhteisistä asioista ja toiminnan kehittämisestä. Toiminnassa, sen suunnittelussa ja vuorovaikutuksessa tulisi myös näkyä Salpauksen toiminnan eettiset kulmakivet, jotka ovat vastuullisuus ja tarttuminen, keskustelu ja yhteisen ymmärryksen rakentaminen sekä vaikuttavuus ja keskittyminen olennaiseen. Vertaansa Vailla -hankkeen puitteissa kehitettiin TAHTO-keskustelumalli, jolla pystytään tukemaan näitä organisaation tavoitteita. Ensimmäiset keskustelut saatiin käyntiin syksyllä 2021 ja nyt vuoden 2022 alussa keskusteluiden toinen kierros on käynnistynyt.

TAHTO-keskustelut käytännössä

TAHTO-keskustelut käydään kaksi kertaa vuodessa, alkukeväällä sekä alkusyksyllä. TAHTO-keskustelumalli on osa keskustelukokonaisuutta, johon kuuluvat lisäksi henkilökohtaiset onnistumiskeskustelut, työsuorituksen arviointikeskustelut sekä työaikasuunnitelmakeskustelut. Aiemmat ryhmäonnistumiskeskustelut korvattiin yhdenmukaisimmilla TAHTO-keskusteluilla.  Henkilökohtaiset onnistumiskeskustelut säilyvät ja ajankohdallisesti ne ajoittuvat TAHTO-keskustelun jälkeen, jolloin yhdessä esiin nostettuja tavoitteita ja kehittämiskohteita tarkastellaan henkilökohtaisella tasolla. Ennen työyhteisöjen keskusteluita johtajat käyvät lähiesihenkilöiden kanssa TAHTO-lähetekeskustelun, jossa lähiesihenkilöt saavat eväitä omiin keskusteluihin ja organisaatiotasoisten tavoitteiden viemiseen yksiköihin. Esihenkilöt kutsuvat keskusteluun työyhteisön tai tiimin, joka kiinteästi työskentelee yhdessä. Lisäksi keskusteluun voi osallistua toiminnan kannalta muita keskeisiä henkilöitä, kuten alan resurssisuunnittelija, erityisopettaja ja opo. Näin voidaan rakentaa yhteistä ymmärrystä eri toimijoiden välillä.

TAHTO-keskusteluiden tavoitteena on tuottaa tietoa ja näkymää työyhteisöjen toiminnasta, henkilöstö- ja osaamistarpeista toiminta-, talous-, ja henkilöstösuunnittelun tueksi. Keskusteluissa työyhteisö itse tunnistaa tulevia osaamis- ja kehittämistarpeita työelämästä saatujen impulssien sekä opiskelija-, ja työelämäpalautteiden perusteella. Näistä muodostuvat työyhteisöjen osaamisen varmistamisen suunnitelmat, joista kootaan Salpauksen yhteiset tarpeet henkilöstö- ja koulutussuunnitelmaan.

Aiempiin ryhmäonnistumiskeskusteluihin verrattuna TAHTO-keskusteluissa tiedolla johtamisella ja dialogisuudella on suurempi rooli. Arjen sujuvuutta peilataan saatavilla olevaan tietoon, opiskelija- ja työelämäpalautteeseen ja suoritusmittareihin. TAHTO-keskusteluissa tavoitteena on päästä tiedon toteamisesta analysoinnin tasolle ja tiedon hyödyntämiseen toiminnan kehittämisessä. Dialogisuuden korostamisella halutaan tuoda painoarvoa vuorovaikutussuhteiden keskeisyyteen organisaation toiminnassa. Keskustelut dokumentoidaan koko organisaation yhteiselle Teams-alustalle, jolloin kaikki keskustelumuistiot ovat avoimesti muiden tutustuttavissa.

Ensimmäisellä keskustelukerralla lähdettiin harjoittelemaan yhdessä keskustelua tarkastelemalla nykytilaa. Työyhteisöiden tilanteet olivat hyvin erilaisia; joissain työyhteisöissä päästiin nykytilan arvioinnissa hyödyntämään olemassa olevaa tietoa toiminnan kehittämisessä, toisissa työyhteisöissä keskityttiin enemmän harjoittelemaan yhteistä keskustelua ajankohtaisten kehittämisteemojen ympärillä. Joissakin työyhteisöissä käytettiin fasilitoijaa tukemaan dialogin syntymistä. Palaute keskusteluista on ollut pääsääntöisesti hyvää, sillä tarvetta yhteiselle toiminnan suunnittelulle ja reflektiolle on ollut ja nyt siihen on yhdenmukainen tapa. Toisaalta taas joissakin työyhteisöissä, joissa vastaavanlainen keskustelu on ollut jo osa toimintaa, oli ehkä alkuun vaikea ymmärtää keskustelumallin tarkoitus. Lähiesihenkilöt panostivat keskusteluihin, niiden toteuttamista pohdittiin tarkkaan, mukaan liitettiin osaamiskyselyitä, muita kehittämiskyselyitä, henkilöstökyselyn tuloksia, käytettiin osallistavia keskustelun menetelmiä, pienryhmätyöskentelyä. Lisäksi monet keskustelut pidettiin mukavamassa ympäristössä ja sen yhteyteen rakennettiin muuta työhyvinvointia tukevaa aktiviteettia.

Vuoden 2021 aikana raportointityökaluja kehitettiin ja loppuvuodesta valmistuneet uudet Power BI-raportit selkeyttivät ja helpottivat palaute- ja mittaritietojen käsittelyä, joita harjoitellaan analysoimaan ja hyödyntämään vuoden 2022 ensimmäisessä TAHTO-keskustelussa. Ensimmäisestä keskustelusta opittiin, että keskusteluteemoja ei kannata olla liian montaa, jotta käsiteltävää asiaa ehditään tarkastelemaan riittävän laajasti ja tekemään kehittämissuunnitelmat edistettävien asioiden osalta.

Kuvaus TAHTO-keskustelujen toteutuksesta.
TAHTO-keskustelumallin sisältökokonaisuus. Ensimmäisessä keskustelussa lähdettiin nykytilan arvioinnin kautta harjoittelemaan yhteistä keskustelua.

Keskustelumalli tukee henkilöstön osallisuutta ja toimijuutta

Ammatillisen koulutuksen reformin aikaan Annu Niskanen ja Ritva Ylitervo artikkelissaan (2018) toivat esiin sitä, kuinka ammatillisen opetus- ja ohjaushenkilöstön tulee olla aktiivisia toimijoita muutoksessa ja osallistua muutoksen tekemiseen.

Toimijuudella he viittaavat aktiivisuuteen ja aloitteelliseen toimintaan, jolla saadaan aikaan tavoitteellista muutosta sekä mahdollisuuksiin vaikuttaa omaan työhön ja työolosuhteisiin muutoksen keskellä. Lisäksi toimijuus on innovatiivisuutta, mahdollisuutta kehittää työkäytäntöjä ja uudistaa ammatillista identiteettiä. Ammatillisen koulutuksen reformi toi ison muutoksen oppilaitosten ja opettajien arkeen.

Muutos on kuitenkin pysyvää, tämän päivän työelämässä tulee jatkuvasti eteen erilaisia muutostilanteita. TAHTO-keskustelumallilla tavoitellaan työyhteisöiden dialogitaitojen ja yhdessä tekemisen kulttuurin vahvistamista. Keskustelumallilla halutaan vahvistaa yksilön osallisuutta ja toimijuutta organisaatiossa ja työyhteisössä. Yhteisen ja osallistavan keskustelun tarkoituksena on saada jokaisen työntekijän ajatuksia, kokemuksia, osaamista, ennakointitietoa ja ideoita hyödynnettyä entistä paremmin.  Keskustelumalli tarjoaa rakenteen yhteistyön vahvistamisen lisäksi ketterään oppimisen ja osaamisen kehittämiseen. Kun työyhteisöissä käydään avointa dialogia säännöllisesti, antaa se tilaa avoimelle tiedonkululle, innovatiivisuudelle ja yhdessä oppimiselle.

Erika Penttilä, henkilöstösuunnittelija
Koulutuskeskus Salpaus

Lähde:

Annu Niskanen ja Ritva Ylitervo. Opetus- ja ohjaushenkilöstön osallisuus ammatillisen koulutuksen muutoksessa. Julkaistu teoksessa Raudasoja, A., Norontaus, A., Tapani, A. & Ylitervo, R. (toim.) (2018). Innokkaasti edelläkävijänä! Kohti opetus- ja ohjaushenkilöstön uudistuvia identiteettipositioita, (ss. 35–41). HAMKin e-julkaisuja 8/2018. http://www.urn.fi/URN:ISBN:978-951-784-807-7

© 2022 Tulevaisuuden johtaminen