Close

Johtamisen nykytilan arviointia SWOT-analyysilla

Oikeus Uudistua -hankeverkosto selvitti hankkeen alkumetreillä johtamisen nykytilaa hyödyntäen SWOT-analyysia. Nelikenttämenetelmän avulla verkoston organisaatioiden johtoryhmät/johtotiimit tms. nostivat esiin vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia johtoryhmätyöskentelyn kehittämisen sekä yhteisen johtamisvision näkökulmista. Mitkä ovat johtamisen suurimmat puutteet ja onnistumiset? Mikä on johtamisen visio? Mitkä ovat (muutos)johtamisen haasteet ja tavoitteet? Verkoston SWOTit koottiin yhteen ja tarkastelimme näistä mitä jaettuja, kaikille yhteisiä vahvuuksia pystyimme tunnistamaan ja toisaalta mitä jaettuja johtamisen kehittämistarpeita havaitsimme. Yhteinen kehittämistarpeiden määrittely auttaa tarttumaan juuri näihin haasteisiin ja jakamaan osaamista näissä.

Paljon löytyi jaettavaa verkoston kesken, mutta tiimien pysähtyminen pohtimaan tätä nelikenttää kirkasti myös sisäisiä yhteistyön kehittämisen tarpeita. Analysoinnin tasot vaihtelivat hieman – toisilla analysointi kohdistui enemmän johtoryhmän toimintaan, toisilla laajemmin johtamiskulttuuriin koko organisaatiossa ja sen esihenkilöiden toiminnassa. Erilaiset tulokulmat vaikeuttivat hieman analysointia ja vertailua. Joitakin yhteisiä vahvuuksia ja mahdollisuuksia kuitenkin nousi esiin useammista vastauksista ja yhtä lailla yhteisiä kehittämiskohtia (heikkouksia ja uhiksi miellettyjä tekijöitä) tunnistimme.

Vahvuutemme

Yhteisiksi vahvuuksiksi tunnistimme strategisen tahtotilan ja strategian selvyyden ja yhteisen näkemyksen johtamistyötä suuntaavana. Johtoryhmissä/-tiimeissä vahvuutena nähtiin, että johtoryhmissä on henkilöitä, joilla on erilaisia vahvuuksia ja johdolla on monipuolista osaamista ja kyvykkyyttä. Yhteistyö ja kehittämisen meininki oli monilla organisaatioilla johtamisen vahvuus, kuin myös avoimuus ja luottamus. Nopea reagointi, ketteryys ja joustavuus nousi myös lähes kaikkien organisaatioiden SWOTeista vahvuuksina. 

Mahdollisuuksia

Yhteisiksi mahdollisuuksiksi määrittelimme kehittämisvalmiuden ja halun uudistumiseen, yhteistyön ja verkostoitumisen sekä toiminnan sopeuttamisen – uudet asiakaskohderyhmät ja alueellinen vaikuttavuus avaavat mahdollisuuksia ja kilpailukykyä, mutta vaativat ammatillisen koulutuksenjärjestäjän toiminnan sopeuttamista ja tämän johtamista. Myös Korona-pandemiasta johtuva poikkeustilanne nähtiin mahdollisuutena tulevaisuuteen. Poikkeustilanteessa toimimisen nähtiin antavan vahvan pohjan tulevalle ”normaalille” ja hitsaavan johtoa yhteen.

Heikkouksia

Yhteisinä heikkouksinaja kehittämiskohteina lähes kaikilla korostui (kehittämis)ajan puute. Myös tehtäväalueen moninaisuus oli heikkous ja haaste. Heikkoutena useammilla tunnistettiin myös ongelmatilanteiden yhteinen käsittely ja vuorovaikutus. Osaamisessa monimuotoisuus oli vahvuus, mutta ongelmatilanteissa erilaiset vuorovaikutuksen tavat voivat olla haaste. Tähän pystytään osin vaikuttamaan kirkastamalla ylimmän johdon visiota johtamisesta, joka merkittävässä roolissa määrittää ja yhtenäistää johtamista ja muutosjohtamisen askeleita organisaatiossa. Tämä on yhtenä hankkeemme tavoitteena.  Ennakointitiedon ja palautetiedon hyödyntämisessä tunnistettiin myös puutteita. Tähän teemaan olemme myös tarttuneet hankkeessa ja ennakointitiedon tehokkaampi hyödyntäminen ja ihmislähtöinen tiedolla johtaminen ovat olleet yksi hankkeen tavoite alusta asti.

Prosessien selkiytymättömyys (tehtävien jako ja vastuiden ymmärtäminen) löytyi myös monien SWOTeissa heikkoudet -laatikosta. Tämä herätti keskustelua verkostossa. Miksi tämä on aina vaan heikkous? Tämän tunnistettiin olevan kehittämislistalla jo pitkään? Mikä prosesseissa on niin hankalaa? Osa syytä voi olla se, että koulutuksen järjestäminen on aika pitkälti normiperustaista ja tarkkaan säädeltyä. Onko järjestelmä (ja prosessit) tarpeeksi ketterä ja sopeutumiskykyinen työelämän nopeaan muutostahtiin nähden? Olemme hankeverkostona tutustuneet myös aiemman JYMY-hankkeen tuotoksiin ja myös sen aikana ongelma tunnistettiin. Jaoimme myös ajatuksen siitä, että LEAN on periaate, jolla tähän haasteeseen voidaan tarttua, esimerkiksi hyödyntämällä johtajien henkilökohtaisia vahvuuksia entistä paremmin.

Uhkia

Yhteisiä uhkialöytyi myös. Jos näissä ei kehitytä, nämä asiat muodostuvat heikkouksiksi ja heikentävät johtamista: kuormitus ja jaksaminen, johtamisen johdonmukaisuus – ison kuvan säilyttäminen, ettei ”nujerruta pienten asioiden alle”. Totesimme kuitenkin myös, että kokonaiskuvan mielessä pitämistä hankaloittaa se, että johto joutuu arjessa jatkuvasti kiinnittämään huomiota pieniin asioihin, nyansseihin. Hankkeessa tehtävä ennakointiosaamisen kehittäminen tukee tätä tulevaisuuteen katsovaa johtamista pelkän ad hoc -reagoinnin sijaan. Myös kilpailu toiminta-alueista ja työelämän muutos nähtiin uhkina. Työelämän muutoksissa perässä pysyminen ja ketteryys niihin reagoimisessa on välttämättömyys ja mikäli tähän ei kyetä, on se uhka toiminnalle. Avoimuuden ja luottamuksen puute oli myös useammissa SWOTeissa uhkana, vaikka se nousi vahvasti myös vahvuuksissa. Tästä voimme päätellä, että sen säilyttäminen on tärkeä toimintaedellytys.

SWOT-analyysin tekeminen koettiin hyödylliseksi. Hankkeen lopussa palaamme näihin alkutila-arvioihin: Mikä on muuttunut, missä on kehitytty?

Saija Hieta, hankekoordinaattori Oikeus Uudistua -verkosto, Koulutuskuntayhtymä Tavastia

© 2022 Tulevaisuuden johtaminen