Etelä-Kymenlaakson ammattiopisto, Ekami, on Oikeus uudistua -hankkeessa tarttunut mahdollisuuteen kehittää johtamista ja tiimiorganisaatiota JYMY -hankkeen tuotoksia hyödyntäen. Aiemmin blogissa esiteltiin luomamme muutosjohtamismalli (Ekamin muutosjohtamismalli 1.0 – Tulevaisuuden johtaminen). Tässä blogissa kerron Ekamissa toteutetusta ammatillisen koulutuksen johdon ja esimiesten Lean-projektista. KSAO toteutti vastaavan projektin JYMY -hankkeessa.
Ekamin Lean-projekti toteutettiin kolmessa työpajassa touko- ja kesäkuussa. Projektin tavoite oli parantaa johtamisen virtausta selkeyttämällä esimiesten tehtäväkokonaisuuksia. Projektin alkaessa kokosimme työaikakirjauksista tietoa siitä, mitä kaikkea esimiehet tekevät: mistä he vastaavat, mihin osallistuvat ja mihin kaikkeen aika kuluu. Lähdimme liikkeelle ajatuksella, että voimme tunnistaa tehtävien osa-alueita, joita uudelleenorganisoimalla saadaan parannettua johtamisen virtausta.
Hyödynsimme digitaalisissa työpajoissa Mural-sovellusta, johon oli ”lapuille” kuvattu yksittäisiä esimiesten työaikakirjauksilta poimittuja tehtäviä. Ensimmäisessä työpajassa lisäsimme laput niistä tehtävistä, joita maaliskuisen kirjaamisen ajanjaksolla ei ollut ilmentynyt, ja arvioimme eri tehtäviä sen mukaan, miten esimerkiksi koulutusalojen oppimisympäristöjen, opettajien ja opiskelijoiden määrä vaikuttaa esimiehen ajankäyttöön. Seuraavaksi luokittelimme tehtävät esimiesten haluamalla tavalla ja lopulta etenimme pohtimaan Lean-teorian avulla, missä tehtävissä esimiehet näkivät syntyvän eniten hukkaa.
Hukan paljastaminen oppimiskokemuksena
Pohdimme ensimmäisessä työpajassa hukan lähteitä seuraavista näkökulmista:
- Ylituotanto: Mitä sellaista teemme, mikä ei johda mihinkään?
- Odottaminen: Kuinka paljon meillä kuluu työaikaa siihen, että joudumme odottamaan tietoa, materiaalia, vastauksia, viestejä ja muiden työtä?
- Liikuttaminen: Kuinka paljon käytämme työaikaa siihen, että siirrämme tietoa paikasta toiseen tai eri järjestelmien välillä? Entä kuinka paljon aikaa kuluu siihen, että yritämme löytää jotakin tiettyä asiaa tai tiedostoa eri viestintäkanavista?
- (Yli)prosessointi: Käytämmekö aikaa asioiden loputtomaan viilaamiseen ja viimeistelyyn tilanteissa, joissa vähempikin riittäisi? Mitä sellaista teemme käsin, joka olisi automatisoitavissa?
- Varastot: Kuinka paljon käsillämme onkeskeneräistä työtä?
- Liikkuminen: Kuinka paljon liikumme paikasta toiseen?
- Korjaaminen: Kuinka usein tekemämme asiat päätyvät takaisin, koska niitä pitää tavalla tai toisella korjata tai niissä on jotakin virheellistä?
Toisessa ja kolmannessa työpajassa pysähdyimme pohtimaan hukan ja tehottomuuden paljastamaa mahdollisuutta uuden oppimiselle. Yksittäisten tehtävien uudelleenorganisoinnin sijaan keskustelimme valmentajamme, Humaanikone Oy:n Jalmari Eklundin, johdolla siitä, millainen Ekami on oppivana organisaationa. Tunnistimme, miten tärkeätä on kehittää koulutusalojen kykyä yhteistyöhön ja varmistaa, että toimintatavat eri koulutusaloilla ovat yhtenäisiä. Lean-johtamisen avulla asiantuntijuuden ja ammattitaidon rinnalle nousee jokaisen yksilön kyky kehittää omaa ja koko työyhteisön toimintaa – uudistua ja hyödyntää jatkuvan oppimisen toimintamalleja arjessa.
Lean on koko organisaation yhteinen oppimismatka
Kaksi virtaavuuteen merkittävästi vaikuttavaa asiaa alkoi vaatia huomiomme: osallistava johtaminen ja sisäinen viestintä. Emme voi hukata aikaa, ideoita, taitoja, parannus- ja oppimismahdollisuuksia kuuntelematta henkilöstöämme tai viestimällä epäselvästi mitä oikeasti tarvitaan, mihin mennessä ja miksi. Ekamin muutosjohtamisen malli tuottaa jo oppimista näissä asioissa. Seuraava korjausliike toteutetaan johdon palaverikäytännöissä. Muutos tuo arkeen lisää vuorovaikutusta ja yhteistä näkemistä siitä, mikä ja millainen tekeminen milloinkin on koko Ekamin parhaaksi.
Sari Leppänen, projektipäällikkö
Oikeus uudistua -hanke
sari.leppanen@ekami.fi
Kirjoittaja on erilaisissa organisaatioiden kehittämistehtävissä marinoitunut tuotantotalouden insinööri ja aikuiskasvatustieteen maisteri.